Comment animer une réunion en anglais ?

Prendre la parole en anglais lors d’une réunion professionnelle peut être intimidant, surtout si l’anglais n’est pas votre langue maternelle. En effet, les réunions ont leurs propres codes et conventions et il est important de prendre le temps de les connaitre. Par exemple, il est essentiel de savoir comment réaliser une présentation claire des points à l’ordre du jour ou encore de savoir comment distribuer la parole aux participants de manière équitable.

Dans cet article, vous trouverez des conseils utiles et des phrases et expressions spécifiques en anglais pour améliorer votre vocabulaire et animer une réunion en anglais avec succès.

Quelles sont les étapes d’une réunion efficace ?

Débuter la réunion

• Bonjour tout le monde = Good morning/afternoon everyone or Hello everyone
• Merci d’être avec nous aujourd’hui = Thank you for joining us today
• Pouvons-nous commencer ? = Shall we start?
• Il semble que tout le monde soit là, alors commençons = It looks like everyone’s here, so let’s get started
• Mettons-nous au travail = Let’s get down to business

En cas de e-meeting

• Attendons quelques minutes pour que tout le monde puisse se joindre à nous = Let’s wait a few minutes so everyone can join
• Je partagerai mon écran = I will share my screen 
• Est-ce que tout le monde peut voir mon écran ? = Can everyone see my screen? 
• Est-ce que tout le monde m’entend ? = Can you all hear me? 
• Pouvez-vous vérifier que vous êtes en mode silencieux = Please make sure you mute yourself 

Présenter les points à l’ordre du jour

• Nous sommes ici aujourd’hui pour parler de = We are here today to speak about
• Le but de cette réunion est de = The purpose of this meeting is to or Our goal today is to
• Voici la liste des sujets abordés aujourd’hui = Here is our list of topics today

Donner la parole

• Qui veut commencer ? = Who would like to start?
• J’aimerais donner la parole à = I would like to hand over to 
• Qui souhaite ajouter quelque chose à ce qui vient d’être dit ? = Who would like to add something to what was just being said
• Partageons ce que chacun pense de cette idée = Let’s share what everyone thinks about that idea
• Faisons un tour de table = Let’s go around the table 
• Avez-vous un commentaire ou une question ? = Do you have any comment or question?
• Pourriez-vous éclaircir ce point à l’équipe ? Could you clarify this point to the team?

Recevoir des retours et y répondre

• Merci pour votre retour = Thank you for your feedback
• Je comprends votre point de vue, mais en même temps = I understand your point but at the same time
• Je vois où vous voulez en venir mais = I see where you’re coming from but
• Laissez moi y jeter un oeil et revenir vers vous sur ce point = Let me have a look and get back to you on this point
• Je vais en parler à M./Mme X et je reviendrai vers vous au plus vite = I will speak to Mr/Mrs X to see what they think and get back to you shortly

Respecter le temps imparti

• Passons au point suivant de l’ordre du jour = Let’s move on to the next item on the agenda
• Revenons au sujet = Let’s go back on track 
• Nous manquons un peu de temps, nous allons donc devoir passer rapidement sur les points suivants = We’re running a bit out of time, so we’ll need to go over the next points quickly
• Il nous reste 5 minutes, alors essayons d’aller droit au but = We have 5 minutes left, so let’s try to go straight to this point
• Nous pourrons peut-être revenir sur ce point lors de la prochaine réunion = Maybe we can get back to this point in the next meeting

Conclure la réunion

• Pour résumer ce que nous avons dit = To sum up or Let’s summarize the key points 
• Y a-t-il des dernières réflexions ou questions ? = Do we have any final thoughts or questions?
• Nous avons fait le tour = We’ve covered everything 
• Peut-on clore le sujet ? = Shall we close this item ? 
• Si personne n’a quelque chose à ajouter alors nous pouvons conclure ici = If no one has anything to add, then I think we can wrap up the meeting
• C’est terminé pour aujourd’hui = That conclude our business today 
• Je déclare cette réunion close = I declare this meeting closed
• Nous pourrons continuer cette discussion lors de notre prochaine réunion = We’ll be able to continue this discussion in our next meeting
• Je vous enverrai un e-mail résumant les progrès que nous avons faits : I will send you an email summarising the progress we made

Remercier les participants

• Je vous remercie tous pour votre temps et votre contribution aujourd’hui = Thank you all for your time and contribution today
• Nous nous revoyons la semaine prochaine = We’ll see everyone next week
• Bonne journée = Have a good day or Enjoy the rest of the day

Que faut-il faire en amont pour garantir le succès d’une réunion ?

Déterminer l’ordre du jour

En amont, il faut déterminer l’objectif de la réunion et cibler le ou les sujets de conversation. Il est conseillé d’annoncer et d’expliquer cet objectif aux participants, avant la réunion, afin de clarifier les attentes de chacun.

Déterminer le rôle des participants

Il est également important de préciser le rôle de chaque participant et de s’assurer que tous soient bien informés de ce qui est attendu d’eux.

Fixer une date et une durée de la réunion

Il est également essentiel de fixer une date et une heure qui conviennent à tous. De plus, déterminer une durée pour la réunion permet de rester concentrer sur l’ordre du jour et ainsi de maximiser la productivité.

Préparer un support

Préparer un support visuel tel qu’une présentation peut aider à organiser les idées, à transmettre des informations claires et pertinentes et à faciliter la compréhension des participants.

Fournir des ressources

Il peut être très utile de fournir une formation ou des ressources en amont comme un compte-rendu ou une liste de points à aborder pour aider les participants à mieux comprendre le sujet de la réunion.

Quelles sont les 3 missions clés d’un animateur de réunion ?

Faciliter la communication

L’animateur doit veiller à ce que la parole soit distribuée de manière équitable et à ce que les échanges entre les participants soient clairs et respectueux. Il doit encourager chacun à s’exprimer et à écouter les autres.

Maintenir l’ordre du jour

L’animateur doit garder en tête l‘objectif de la réunion et veiller à ce que les discussions restent centrées sur le sujet. Il doit aider à prendre des décisions en cas de divergence d’opinions.

Gérer le temps

L’animateur doit veiller à ce que la réunion reste dans le temps imparti. Il doit être capable de gérer le temps alloué pour chaque point de l’ordre du jour et s’assurer que les discussions ne s’éternisent pas sur un seul sujet.

Comment dynamiser une réunion ?

Prendre en compte les besoins de chacun

Il est important de considérer les besoins individuels de chaque participant pour assurer leur implication dans la réunion. Il peut être utile d’utiliser la visioconférence ou d’autres outils pour encourager la participation à distance. De plus, les remarques des participants doivent être prises en compte au cours de la réunion.

Encourager la participation

Il est conseillé de solliciter l’avis de tous les participants afin de les impliquer davantage. Vous pouvez notamment demander à chacun de présenter une idée ou de donner leur avis sur un sujet particulier.

Faire un résumé des points importants

Pour aider à maintenir la dynamique, il est conseillé de résumer régulièrement les points abordés et de mettre en avant les décisions prises.

Ainsi, même si animer une réunion en anglais peut sembler intimant au début, il est possible de mener une réunion efficace avec une bonne connaissance des étapes d’une réunion et du vocabulaire adapté. Pour y parvenir, il est essentiel de se préparer à l’avance en connaissant les codes et les conventions de cet évènement professionnel. Cela inclut la maîtrise des phrases et expressions spécifiques en anglais pour bien démarrer et clore une réunion, présenter les points à l’ordre du jour, distribuer la parole aux participants, recevoir des feedbacks et respecter le temps imparti.